Petra Fehring

Petra Fehring

Auteur en Ontwikkelaar SOM7

SOM7®-methode

Ambitieuze ondernemers hebben een doel voor ogen. Ze zijn gestart met het ondernemerschap omdat ze kansen en mogelijkheden zien. Ze koesteren de vrijheid van het ondernemer zijn. Willen creatief bezig zijn en doen waar ze werkelijk gelukkig van worden. Wanneer de diensten aanslaan en ze enthousiaste, tevreden klanten hebben en een goede omzet draaien, merken ze dat ze steeds meer vrijheid verliezen omdat ze volledig opgeslokt worden door de hoeveelheid aan taken binnen hun bedrijf. Taken die ze helemaal niet leuk vinden en steeds meer gaan tegenstaan. Ze zijn 24/7 aan het werk en weten niet hoe uit deze vicieuze cirkel te ontsnappen.

Hoezo minder werken als succesvol ondernemer? Het wordt alleen maar meer!

Het probleem is tijdgebrek, waardoor de bedrijfsgroei stagneert. Ze begrijpen dat je moet optimaliseren om rust en ruimte te creëren voor die volgende stap. Optimaliseren is niet iets waar hun hart sneller van gaat kloppen. Het moet anders, maar hoe? Dé manier om tijd te besparen en efficiënter te werken, is het bouwen van een solide fundering zodat ze klaar zijn om te kunnen groeien. Dat hoeven ze niet alleen te doen, hiervoor kunnen ze hulp vragen aan een Virtueel Assistent.

Wat is een Virtueel Assistent?

Een Virtuele Assistent (VA) is een zelfstandig ondernemer met haar eigen expertise. Zij werkt virtueel vanuit haar eigen kantoor en ondersteunt diverse ondernemers. De focus van de VA ligt op de uitvoering van alledaagse, terugkerende taken of specifieke projecten. De VA is degene die het werk daadwerkelijk doet. Ondernemers kunnen een VA heel gericht voor specifieke werkzaamheden inhuren, vanaf een paar uur per week.

Hoe zorg je dat je én optimaliseert én de inzet van een VA betaalbaar houdt?

Door te werken met de SOM7®-methode. Met deze methode kun je alle terugkerende taken in het bedrijf éénmalig systematiseren, zodat je hier zo min mogelijk tijd aan hoeft te besteden. Waar mogelijk ga je zelfs automatiseren en zet je online tools in. Bijna alle taken zijn terugkerend! Door SOM7® bespaar je enorm veel tijd, energie en geld.

Wat betekent SOM7®

SOM staat voor Systeem Operationeel Management. SOM bestaat uit zeven systemen, de onderdelen die samen de fundering onder een bedrijf vormen.

De SOM7®-methode helpt ondernemers om een solide fundering onder hun bedrijf te bouwen zodat ze klaar zijn om werkelijk te groeien. Groei betekent voor de een meer taken overdragen aan derden, zodat hij zelf minder uren hoeft te werken. Voor de ander geldt dat hij grootse plannen heeft en veel meer impact wil hebben met zijn bedrijf.

Wat het doel ook is, de fundering helpt ondernemers om los te komen van alle operationele taken in hun bedrijf. Je gaat tijd creëren voor die zaken waarmee je echt bezig wilt zijn. Doen wat je werkelijk leuk vindt. Dat betekent dat anderen operationele taken overnemen.

Om dit betaalbaar te maken, ontwikkel je systemen. Deze systemen zorgen ervoor dat je niet langer het wiel hoeft uit te vinden. De meeste taken in het bedrijf zijn terugkerend en kunnen veel slimmer uitgevoerd en vaak ook geautomatiseerd worden. Waardoor de ondernemer zichzelf kan vrijspelen.

Daarnaast verdien je niet op de operationele taken. Je verdient op het leveren van je diensten. Dus je wilt zoveel mogelijk tijd besteden aan je klanten. De operationele taken zijn feitelijk overheadkosten. Hoe minder tijd hieraan besteed wordt, door jou of derden, des te meer winst kun je maken.  

 

Wat is een systeem?

Een systeem is de wijze waarop je taken/activiteiten keer op keer uitvoert.

Met als doel het behalen van een consistent resultaat zonder tijdverspilling. Waarbij je niet steeds opnieuw hoeft te bedenken wat het beste werkt. Waardoor je zo min mogelijk tijd aan dit soort taken hoeft te besteden. En jij je kunt focussen op je strategie, nieuwe klanten werven en je diensten/producten leveren.

Een systeem bestaat uit drie onderdelen:

  1. Hoe je taken uitvoert: het proces.
  2. Wat je hiervoor gebruikt: de tools.
  3. Wie welke taken uitvoert: het team.

 

Waarom zijn systemen belangrijk?

Ieder bedrijf heeft systemen nodig om het bedrijf goed te runnen, managen en laten groeien:

 

Z

het kost minder tijd

Z

er worden minder fouten gemaakt

Z

je bespaart geld

Z

als ondernemer kun je je focussen op strategie, klanten werven en het leveren (en ontwikkelen) van je diensten/producten

Wanneer creëer je een systeem?

Je hoeft niet voor alle werkzaamheden een systeem te creëren: alleen bij steeds terugkerende taken! Doe je iets eenmalig, dan spreken we over een project. Denk bijvoorbeeld aan het bouwen van je website.

 

De zeven systemen van SOM7®

Om helder te krijgen welke onderdelen bij de fundering van je bedrijf horen, is SOM7® onderverdeeld in zeven systemen:

 

hoe je alledaagse operationele taken en tijd managet

 hoe je je bedrijf financieel runt

hoe potentiële klanten jou in de markt vinden

hoe je weet wat werkt in jouw bedrijf (de cijfers)

hoe je relaties met leads, prospects, klanten, teamleden, leveranciers onderhoudt

hoe je diensten/producten aanbiedt en verkoopt

hoe je diensten/producten aan je klanten levert

Als je naar het bedrijfsleven kijkt, hebben zij voor ieder systeem een afdeling opgericht. Personeel wordt aangenomen met expertise op een van deze onderdelen. Experts die op hun vakgebied werkzaam zijn binnen een structuur – een systeem – in het bedrijf.

Als ondernemer heb je vanaf dag één al deze onderdelen in jouw eigen beheer. Ineens moet je over expertise op al deze onderdelen beschikken. Moet je van alle markten thuis zijn en dit zelf oppakken en uitvoeren. Daarnaast ben je de CEO die de strategie bedenkt, manage je het gehele bedrijf, bewaak je de planning, etc. etc.

Dat is echter niet waarom je ondernemer bent geworden. Je wordt ondernemer omdat je de vrijheid wilt hebben om je eigen visie uit te dragen, om je eigen werk en dagen in te delen. Je wilt het liefst alleen doen wat je écht leuk vindt. Hoe zorg je ervoor dat je zoveel mogelijk tijd beschikbaar hebt om te werken met klanten en je diensten te kunnen leveren?

Door te systematiseren!

Dat betekent dat je elk van deze zeven onderdelen, bij alles wat je in je bedrijf doet, gaat systematiseren. En nogmaals: alleen voor terugkerende taken.

Heel concreet: ga vastleggen hoe je werkt, welke tools je inzet en wie wat doet!

Waar vind je een VA die weet wat systematiseren inhoudt?

 

In de Academie voor Virtueel Professionals worden virtuele experts opgeleid. Met allen een andere achtergrond en een eigen expertise, kun je meerdere VP’s naast elkaar inzetten. Waar een Virtueel Professional vaak projectmatig wordt ingehuurd, levert een Virtueel Assistent meer ondersteuning voor continuïteit in het bedrijf. De Virtueel Manager werkt als strategisch sparringpartner met ondernemers en managet de gehele operationele kan.

De programma’s in de Academie voor Virtueel Professionals zijn allen gebaseerd op de SOM7®-methode. Wil jij als ondernemer loskomen van het operationele proces door te systematiseren? Dan adviseer ik je om met een VA te werken die kennis van systematiseren heeft.

Wij spreken je graag!

Wil jij Virtueel Assistent, Professional of Manager worden?

Ontdek de mogelijkheden op de website van de Academie voor Virtueel Professionals.

Ben jij op zoek naar een Virtueel Assistent, Professional of Manager?

Ontdek hoe jij de voor jou geschikte VA vindt en welke onderdelen jij als eerste wilt systematiseren.

Powered by WishList Member - Membership Software